Informes electrónicos de CUPA

¿Qué es la presentación de informes electrónicos?

En 2008, entró en vigor una nueva ley en California que exige que todas las instalaciones reguladas y todas las Agencias Certificadas del Programa Unificado (CUPA) utilicen computadoras para ingresar los datos del Programa Unificado en un sistema de información estatal antes del 1 de enero de 2013. Esto incluye datos de las instalaciones sobre actividades regulatorias relacionadas con materiales peligrosos, incluyendo los Planes de Materiales Peligrosos (PMP) e información sobre tanques de almacenamiento subterráneos (UST).

Las empresas que hayan completado un Plan de Gestión de la Calidad (HMP) anteriormente observarán que la mayor parte de la información solicitada es la misma, pero muchos formularios se han convertido en páginas para completar en internet. Una vez completado el plan inicial, se pueden realizar cambios en el campo correspondiente (por ejemplo, cambio de número de teléfono o de contacto ambiental) y el plan se puede volver a enviar sin tener que rellenar los campos que permanecieron intactos.

Does submittal of electronic files such as PDFs via email constitute electronic reporting?

¿Cuándo tendré que presentar la declaración electrónicamente?

¿Tiene CUPA del condado de Tulare su propio portal local?

Si uso CERS para presentar mi declaración, ¿cumple con todos mis requisitos de presentación?

No necesariamente. El dato debe estar definido en el diccionario de datos del Título 27 del CCR para que sea un requisito del sistema estatal de gestión de datos. Existen varios requisitos del plan de negocios, además de completar formularios. Por ejemplo:

Si bien la sección de inventario del plan de negocios incluye formularios de propietario/operador e inventario químico en el diccionario de datos, las secciones de Planes y Procedimientos de Respuesta a Emergencias y Capacitación no tienen un formulario específico y no están incluidas. Sin embargo, algunos documentos, como mapas del sitio y formularios de información recopilada localmente, podrán escanearse y cargarse.
Los Planes de Gestión de Riesgos (PGR) tienen elementos de datos específicos requeridos en el Título 19 del CCR. Sin embargo, no están definidos en el Título 27 del CCR; por lo tanto, los PGR no están incluidos en el CERS.
No se incluyen los registros mantenidos en el sitio para demostrar el cumplimiento.
El sistema estatal no gestiona la facturación de las agencias locales, la aceptación de pagos ni la emisión de permisos. La cantidad de información de facturación adicional requerida depende de las estructuras tarifarias locales y del uso de la limitada información de inventario recopilada localmente en el sistema de información estatal.

Nuestro personal de CUPA le ayudará a identificar cómo presentar o mantener la documentación de cumplimiento requerida que no es parte del diccionario de datos del Título 27 de CCR y, por lo tanto, no es parte del sistema de información estatal.

¿Cómo ayudarán los informes electrónicos a las empresas y agencias?

El sistema de datos estatal permitirá:

Instalaciones reguladas para actualizar más fácilmente la información existente.
Las empresas multijurisdiccionales archivarán sus datos utilizando una única ubicación del sistema.
Las agencias de respuesta a emergencias tienen acceso a datos actualizados.
Los reguladores federales, estatales y locales tendrán acceso más eficiente a los datos actuales.
Ahorro de espacio, papel y tiempo que supone el procesamiento físico y la reintroducción de datos ya ingresados en un formulario por la empresa.

¿Cómo empiezo?

¿Cómo puedo empezar si tengo empresas en varias jurisdicciones?

Cada jurisdicción individual tiene sus propios sistemas de información manuales, automatizados y de emergencia.

Algunas jurisdicciones, como el Condado de Tulare , han desarrollado sus propios portales que también permiten a la agencia realizar comercio electrónico relacionado o prestar otros servicios electrónicos. Por lo tanto, si tiene instalaciones en más de una jurisdicción, deberá verificar los requisitos de presentación de informes de cada jurisdicción. Si tiene una gran cantidad de instalaciones, le sugerimos que se comunique con CalEPA para consultar las opciones de presentación de informes multijurisdiccionales antes de ingresar manualmente los datos de cada una. Si tiene pocas instalaciones, pero están distribuidas entre jurisdicciones, deberá comunicarse con cada jurisdicción. CalEPA no cuenta con una lista específica de partes interesadas para la presentación de informes electrónicos, pero utiliza su lista de correo electrónico más general, el Programa Unificado.

Para unirse a la lista de correo, puede ir a: https://calepa.ca.gov/calepa-listservs/subscribe-to-the-unified-program-listserv/

¿Puedo obtener ayuda para utilizar el sistema de informes CERS?

¿Qué sucede después de que envío mi plan y es aceptado como completado?

Una vez enviado su Plan de Materiales Peligrosos (PMP), este se procesará hasta que un miembro de nuestro equipo lo revise. Si se determina que está completo , recibirá un correo electrónico notificándole que el PMP está completo y ha sido aceptado.

Recibirá una carta notificándole la fecha de vencimiento de su próxima certificación anual, generalmente un año después de la fecha de vencimiento de su Plan de Gestión de la Calidad (HMP) anterior. Si hay cambios en su negocio que deba reportar en su HMP , como cambios en el inventario de productos químicos, la distribución de las instalaciones, cambios de personal, etc., puede informar los cambios en su plan en cualquier momento iniciando sesión en CERS , realizando las actualizaciones necesarias y volviendo a enviar el HMP. Tenga en cuenta que esto no cambia la fecha de vencimiento de su presentación anual.

¿Qué pasa si el plan que presenté se considera incompleto?

Una vez enviado su Plan de Materiales Peligrosos (PMP), este se archiva hasta que un miembro de nuestro equipo lo revise. Si se detecta que está incompleto y hay correcciones que deben realizarse, recibirá una notificación por correo electrónico. También puede iniciar sesión en CERS en cualquier momento para consultar el estado de su envío de PMP.

Si se rechazó el HMP, debe realizar las correcciones necesarias y volver a enviar el HMP.

Sus requisitos de informe no se cumplirán hasta que presente un Plan de Gestión de la Salud (HMP) completo y aceptado por nuestra división. NOTA: Si no presenta un HMP completo o la recertificación anual del HMP, se aplicarán medidas coercitivas y sanciones.

¿Más preguntas?